Převod papírové dokumentace do elektronické podoby

Jedna z nejčastěji požadovaných služeb je převod papírové dokumentace do elektronické podoby (vytvoření elektronického archivu). Jakkoli je digitalizace dokumentů u nás novinkou, jinde ve světě je zavedeným způsobem archivace, který využívá mnoho firem a institucí. V USA dnes používají tuto technologii státní instituce ke zpracování a archivaci daňových přiznání, pojišťovny k archivaci formulářů hlášení pojistných událostí. Důkazem rozšíření této technologie je i to, že v USA již mnoho běžných formulářů má v záhlaví vytištěno “Scannable Form“. Také mnozí právníci si dnes již svou práci bez digitalizace dokumentů nedokáží představit. Místo toho, aby jako dřív nosili k soudnímu jednání stohy papírů s výpověďmi, korespondencí, obálkami, fotografiemi a jinými papírovými podklady pro proces, přicházejí dnes pouze s notebookem, na jehož pevném disku jsou všechny tyto doklady naskenovány a zkatalogizovány, takže mohou být pohodlně vyhledávány.

V praxi lze celý postup ve stručnosti popsat následujícím způsobem:
	návrh typu skenování podle požadavku zákazníka a charakteru dokumentů
	převoz dokumentů z místa uložení na skenovací pracoviště, event. skenování v sídle zákazníka
	příprava dokumentů před skenováním (odstranění svorek, vyrovnání, podlepení apod.)
	snímání dokumentů vysoce výkonným snímacím zařízením (skenerem) s rozlišením 200÷400 dpi s automatickým nastavení parametrů skenování, čistěním a vyrovnáváním stran
	indexace a kontrola kvality, jejímž cílem je zjistit, zda byly nasnímány veškeré převzaté dokumenty a následná indexace pro pozdější vyhledávání
	nezměnitelné uložení dokumentů (CD-ROM, DVD) - dokument po uložení již není možno upravovat
	vytvoření záložního média (disky lze uložit na různých místech)
	předání média s uloženými dokumenty zákazníkovi, včetně příslušného programového případně i technického vybavení sloužícího k vyhledávání a prohlížení dokumentů
	vrácení či oficiální skartace původních dokumentů (podle přání zákazníka)

Cena této služby představuje pouze malou část nákladů, které je jinak nutné vynaložit na ukládání a vyhledávání dokumentů v jejich původní formě.